Damit die von Beobachtern gesammelten Daten in wissenschaftlichen oder naturschutzfachlichen Auswertungen verwendet werden können, sollen die Beobachtungen mit genauer Beschreibung der erkannten Artmerkmale, der Beobachtungsbedingungen und eventuell vorhanden Belegen dokumentiert werden. Bei Anerkennung werden sie für die Auswertungen „zitierfähig“ und bleiben auch in Zukunft, und möglicherweise im Licht neuer Erkenntnisse, weiterhin nachvollziehbar. So soll für die regionale Avifaunistik eine solide Datengrundlage geschaffen werden.

Es existiert eine Meldeliste mit Arten und Unterarten, von denen eine Dokumentation auf einem vorgefertigten Meldebogen erbeten wird. Eine ablehnende Beurteilung bedeutet dabei nicht, dass die jeweilige Art nicht beobachtet wurde, sondern lediglich, dass die Dokumentation eine völlig zweifelsfreie Nachvollziehbarkeit nicht zulässt.

Das Ergebnis der Beurteilungen durch die AKNB wird in jährlichen Kommissionsberichten dargelegt und in der NOV-Zeitschrift  „Vogelkundliche Berichte aus Niedersachsen“ veröffentlicht.

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